Acheter en ligne
5. Bons de commande
Workflow de commande d'achat
Il existe 2 façons différentes de créer un nouveau bon de commande:
- A partir de zéro, depuis le menu «Bon de commande», en utilisant le bouton «Créer un nouveau bon de commande»
- Depuis l'écran «Besoins d'approvisionnement» (plus d'informations: créer une commande d'achat à partir des besoins d'approvisionnement )
Au début, un bon de commande est créé avec le statut «Brouillon», ce qui signifie qu'il n'est PAS encore pris en compte par l'ERP.
Vous pouvez ensuite modifier les détails du bon de commande, les détails du produit (quantité, prix) et ajouter de nouveaux produits.
Une fois que le bon de commande est «prêt» pour vous, vous pouvez en informer votre fournisseur à l'aide du bouton «Notifier»: il envoie un e-mail au fournisseur avec les détails PDF.
Vous pouvez utiliser les différents statuts pour gérer la communication entre vous et le fournisseur et vérifier l'avancement, mais il y a un statut très important à prendre en compte: «Attendu»: c'est le SEUL statut pour lequel l'extension prendra en compte votre bon de commande, et mettre à jour la quantité attendue pour les produits. Si vous ne passez PAS à cet état, les besoins d'approvisionnement ne sont pas mis à jour et vous pouvez commander à nouveau les mêmes produits plusieurs fois
Vous pouvez suivre les produits à recevoir à partir du menu «Produits en transit».
Lorsque vous recevez la marchandise, vous devez créer une réception pour le bon de commande: allez dans le bon de commande et cliquez sur le bouton «Recevoir»: vous pouvez ensuite saisir les quantités reçues (à l'aide d'un lecteur de codes barres ou simplement en remplissant les quantités). Ensuite, il augmentera le niveau de stock du produit en fonction des quantités saisies et mettra à jour la quantité reçue pour le bon de commande.
Actions disponibles
Imprimer le bon de commande
Vous pouvez imprimer le PDF du bon de commande avec le bouton «Imprimer»:
- Le logo dans l'en-tête est celui configuré dans les magasins> configuration> ventes> ventes> conceptions de facture et de bon de livraison
- Les sections de facturation et d'expédition sont remplies avec des paramètres dans les magasins> configuration> approvisionnement> PDF (si vous utilisez Embedded ERP, l'adresse de livraison provient de l'adresse de l'entrepôt)
Remarque
Le PDF de réception de la commande d'achat peut être modifié en éditant le fichier:
app/code/BoostMyShop/Supplier/Model/Pdf/Reception.php
Notification fournisseur
Vous pouvez avertir le fournisseur en utilisant le bouton «Notifier»: il envoie un email à l'adresse email du fournisseur.
Pour modifier le modèle de l'e-mail envoyé:
- Allez dans Marketing> Communications> Modèle d'e-mail, et créez un nouveau modèle en chargeant le modèle par défaut «Bon de commande» et enregistrez ce modèle
- Configurez ce nouveau modèle dans les magasins> configuration> boostmyshop> achats> Bon de commande> Modèle d'e-mail pour la notification du fournisseur
Mettre à jour les coûts des produits
Cette action mettra à jour manuellement le coût de tous les produits déjà reçus dans le bon de commande, le nouveau coût étant la valeur moyenne entre l'ancienne valeur et celle du bon de commande en cours.
Remarque
La valeur sera stockée dans l'attribut de coût du produit, cette action ne mettra pas à jour le coût au niveau de l'association produit / fournisseur.
Onglets disponibles
Général
| Option | La description |
|---|---|
| Fournisseur | Fournisseur associé au bon de commande |
| Statut | Statut du bon de commande. Vous pouvez gérer la progression du bon de commande en utilisant tous les statuts avant celui «attendu», car ils ne seront pas pris en compte par le module. Seuls les produits associés à un bon de commande avec un statut «Attendu» seront considérés comme des produits «à recevoir». Une fois le bon de commande fermé (aucun produit n'est plus attendu), son statut devient «Terminé» |
| Type | Type de bon de commande. Utilisez "Bon de commande" ici, les autres types sont attribués automatiquement |
| Directeur | Utilisateur backend gérant le bon de commande. Défini automatiquement sur l'utilisateur créant le bon de commande, peut ensuite être modifié manuellement |
| Référence | Référence PO. Rempli automatiquement avec "PO - CURRENT_DATE - INCREMENT_ID" lors de la création des bons de commande, peut ensuite être modifié manuellement |
| Référence du fournisseur | Référence PO pour votre fournisseur. Sera affiché dans les en-têtes PDF du PO |
| Heure d'arrivée estimée | Date estimée pour la réception du bon de commande. Sera utilisé pour calculer le message de disponibilité de tous les produits PO s'ils sont en rupture de stock. Une date peut également être définie au niveau du produit depuis l'onglet «Produits» si l'option associée est activée depuis les Stores > Configuration > BoostMyShop > Procurement > Purchase Order Product |
| Boutique | Magasin associé au bon de commande. Utile si vous avez défini des messages au niveau de la vue magasin dans les Stores > Configuration > BoostMyShop > Procurement > PDF pour afficher le message correct sur le PDF PO |
| Site Internet | Site Web associé au PO, plus utilisé |
| Entrepôt pour réception | Entrepôt où les niveaux de stock seront augmentés à la réception du bon de commande |
| Commentaires privés | Commentaires privés sur le bon de commande, visibles uniquement depuis l'écran d'édition du bon de commande |
| Commentaires publics | Commentaires publics sur le bon de commande, visibles par le fournisseur dans le PDF du bon de commande |
Divers
Frais
| Option | La description |
|---|---|
| Vérifié | Option manuelle qui peut être utilisée pour ajouter une étape de vérification sur les bons de commande, affichée dans les premiers chiffres de l'écran d'édition des bons de commande. Peut être réglé sur «Oui» une fois que toutes les données des bons de commande ont été vérifiées et validées par le responsable des bons de commande |
| Devise | Monnaie attribuée au bon de commande. Initialisé avec la devise du fournisseur associé au bon de commande |
| Taux de change | Changer le taux entre la devise du bon de commande et votre devise de base (utilisé lors de la mise à jour du coût du produit, de la conversion de sa devise) |
| Frais d'expédition et coût supplémentaire | Utilisés pour calculer les frais d'atterrissage, ils sont ensuite répartis au niveau du produit pour calculer leur coût net |
| Taux d'imposition % | Taux de taxe par défaut appliqué aux produits PO lorsqu'ils sont ajoutés. Initialisé avec le réglage du taux de taxe du fournisseur associé au bon de commande. |
| Remise globale% | Remise appliquée au bon de commande, sur le sous-total avant taxes |
- Taux de taxe global: C'est celui configuré dans l'onglet Divers, il s'applique aux frais de port et aux frais supplémentaires.
- Taux de taxe sur les produits: Il s'agit de celui configuré dans l'onglet "Produits", il ne s'applique qu'au produit sur lequel il est configuré.
livraison
Cette section sera utilisée pour générer une étiquette d'expédition pour le bon de commande, qui sera ensuite disponible pour téléchargement dans l'e-mail envoyé au fournisseur lorsque l'action «Notifier» est utilisée.
Votre fournisseur pourra alors l'imprimer et l'utiliser pour vous envoyer les produits du bon de commande.
| Option | La description |
|---|---|
| Ajouter une étiquette d'expédition | Bouton permettant de télécharger manuellement un fichier d'étiquette d'expédition s'il est déjà généré |
| Mode de livraison | Mode d'expédition associé à l'étiquette d'expédition. |
| Suivi # | Numéro de suivi associé à l'étiquette d'expédition |
Des produits
Vous pouvez ajouter des produits dans le bon de commande en utilisant l'onglet «Ajouter des produits»: cochez les produits que vous souhaitez ajouter, remplissez la quantité (ou laissez vide pour 1) et cliquez sur le bouton Enregistrer.
Lorsque vous ajoutez un produit au bon de commande, le SKU fournisseur et le prix d'achat sont automatiquement renseignés à partir de l'onglet Association produit / fournisseur (en fonction du paramètre utilisé dans Magasins> Configuration> BoostMyShop> Achats> Produit bon de commande> Prix d'achat par défaut)
accueil
Lorsque le fournisseur vous enverra les produits PO, vous devrez créer une nouvelle réception PO pour augmenter son stock dans l'entrepôt de réception.
Pour créer une nouvelle réception, voici le processus à suivre:
- Aller dans le menu
Suppliers management > Purchase order- Cliquez sur le bon de commande que vous souhaitez recevoir. Pour trouver le bon de commande, vous pouvez par exemple filtrer la colonne «Statut» sur «Attendu» pour limiter la liste aux bons de commande non encore reçus.
- Une fois dans l'écran d'édition du bon de commande, cliquez sur
Receivedans le coin supérieur droit pour afficher l'écran de réception.
Pour remplir les produits reçus, vous avez 2 options:
- Utilisez un lecteur de codes-barres pour scanner les produits (il augmentera d'un produit à chaque scan). Remarque: pour utiliser la fonction de scanner de codes-barres, vous devez configurer l'attribut code-barres dans les magasins> configuration> approvisionnement> général).
- Remplissez manuellement la quantité reçue pour chaque produit (vous pouvez également utiliser le bouton «Remplir toutes les quantités» pour remplir les zones de texte avec la quantité attendue, vous pouvez ensuite mettre à jour les quantités manuellement si nécessaire)
Remarque
Remarque: vous pouvez remplir des quantités reçues supérieures à la quantité commandée, ou inférieures (réception partielle)
Une fois les quantités remplies, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer la réception.
La sauvegarde d'une réception a plusieurs impacts:
- Crée une nouvelle réception pour le PO (l'historique des réceptions est visible dans l'onglet «Réceptions» pour un PO)
- Crée l'association produit / fournisseur si les produits reçus ne sont pas déjà associés au fournisseur du bon de commande
- Met à jour la progression de la livraison du bon de commande (peut être supérieure à 100 si vous avez reçu plus que la commande)
- Met à jour l'inventaire des produits (si vous utilisez l'ERP intégré, il créera également des mouvements de stock)
- Met à jour les besoins d'approvisionnement (la plupart du temps, il supprime les besoins d'approvisionnement avec le statut «En attente de réception»)
- Met à jour le coût du produit dans la vue du produit (si l'option «Magasins> Configuration> Achats> Produit de la commande d'achat> Mettre à jour le coût du produit» est activée)
Si la progression de la livraison atteint 100, le statut du bon de commande passe automatiquement à «Terminé».
En cas de réception partielle pour laquelle les produits manquants ne seront PAS livrés, vous devez changer manuellement le statut du bon de commande en «Complet»: ceci est important car si vous manquez cette partie, l'extension attendra toujours les produits et ne vous avertira pas nouveaux besoins d'approvisionnement.
Prix d'achat / Gestion des coûts
L'extension gère 2 coûts différents pour un produit dans une commande d'achat:
- Prix d'achat : il s'agit du prix d'achat brut qui est renseigné dans l'onglet «produits» d'un bon de commande.
- Prix d'achat avec frais de débarquement : ce coût est calculé en utilisant le prix d'achat du produit plus les frais de débarquement. Les frais d'atterrissage sont calculés au niveau du bon de commande, en utilisant les frais de port et les champs de coût supplémentaire disponibles dans l'onglet «Divers». Pour répartir ces coûts au niveau du produit, vous pouvez choisir entre 2 modes de répartition, par quantité ou par prix (le mode peut être configuré dans Magasins> Configuration> Achats> Produit bon de commande> Répartition des coûts de débarquement. En utilisant la bonne méthode, l'extension est capable de calculer le coût total d'un produit (prix d'achat + frais d'atterrissage).
Il existe également 2 autres endroits où l'extension stocke les informations de coût:
- Dans l'association produit / fournisseur : disponible dans le menu «Association produit / fournisseur», les champs prix d'achat contiennent le coût brut, sans les frais d'atterrissage. Ce prix d'achat est mis à jour avec les informations du bon de commande lorsqu'un statut de commande d'achat est terminé.
- Attribut de coût dans la vue produit : selon la configuration, ce champ peut contenir:
- Le prix d'achat brut (utile si vous n'avez qu'un seul fournisseur par produit). Dans ce cas, appliquez les paramètres suivants:
- Magasins> Configuration> Achats> Produit de la commande d'achat> Prix d'achat par défaut: utiliser l'attribut de coût du produit
- Magasins> Configuration> Achats> Produit bon de commande> Mettre à jour le coût du produit: Non
- Magasins> Configuration> Achats> Produit de la commande d'achat> Prix d'achat par défaut: utiliser l'attribut de coût du produit
- Le prix d'achat brut (utile si vous n'avez qu'un seul fournisseur par produit). Dans ce cas, appliquez les paramètres suivants:
- Le coût moyen : l'attribut de coût contiendra la moyenne des prix d'achat + les coûts de débarquement des bons de commande menant au niveau de stock actuel. dans ce cas, appliquez les paramètres suivants:
- Boutiques> Configuration> Achats> Produit bon de commande> Prix d'achat par défaut: Laisser vide OU Utiliser l'association produit / fournisseur
- Magasins> Configuration> Achats> Produit bon de commande> Mettre à jour le coût du produit: oui
- Boutiques> Configuration> Achats> Produit bon de commande> Prix d'achat par défaut: Laisser vide OU Utiliser l'association produit / fournisseur
- Le coût moyen : l'attribut de coût contiendra la moyenne des prix d'achat + les coûts de débarquement des bons de commande menant au niveau de stock actuel. dans ce cas, appliquez les paramètres suivants:
- Attribut de coût dans la vue produit : selon la configuration, ce champ peut contenir:
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